Интегральным трендом в коммерческой недвижимости стало увеличение количества запросов арендаторов в адрес управляющей компании вне зависимости от класса объекта. Так, например, в торговом сегменте арендаторы постоянно взаимодействуют с управляющей компанией по вопросам постоянных / временных пропусков, ввоза товаров для пополнения ассортимента, согласований маркетинговых активностей и многим другим. В обратную сторону, например, направляется запрос с необходимостью предоставить показания счётчиков.

В офисном сегменте арендаторы ежедневно обращаются по вопросам кондиционирования / отопления, неприятностей с оборудованием на кухне / в туалетной группе / копировальной комнате и т.д. Всё это усугубляется с появлением дополнительного оборудования в офисе – массажное кресло, кофемашина или, например, новое презентационное оборудование. В результате сотрудники управляющей компании начинают тонуть в обращениях и испытывают проблемы с менеджментом.

В складском сегменте управляющие компании крупных технопарков, производственно-складских и логистических комплексов ежедневно обрабатывают заявки на пропуска, подключения ресурсов, ввоз / вывоз, согласовывают проведения работ, осуществляют ремонтные работы по запросу своих арендаторов.

Обилие арендаторов и их представителей, которые сменяются время от времени, с одной стороны, и множество различных служб управляющей компании со всеми участниками процесса, с другой, во всех сегментах коммерческой недвижимости превращаются в огромное количество бессвязной коммуникации, которой невозможно управлять. Проблемы с коммуникацией осложняются и человеческим фактором – забыл, потерял, не успел, “я не при чём”. На практике это приводит к тому, что в случае возникновения инцидента постфактум в нём уже не разобраться.

Наличие проблем с коммуникациями с арендаторами вынуждают управляющие компании искать их решение. Всё больше и больше объектов коммерческой недвижимости задумываются о внедрении систем класса help desk. Такие системы оцифровывают взаимоотношения между отделами управляющей компании и их арендаторами – создаются личные кабинеты арендаторов, мобильное приложения штатных исполнителей и подрядчиков. В результате: не только порядок в коммуникациях, но и сокращение операционных расходов на 20-30% за счёт оптимизации рутины и бумажного документооборота.